Restansekontroll

Restanse oppstår på innkommende brev og notater med oppfølging (N-notater) og er et varsel om at journalpostene ikke er besvart. En restanse forsvinner når den avskrives. Journalpostene må derfor avskrives når den besvares eller den kan tas til etterretning/orientering. Er restanseliste er en liste over restanser til en avdeling eller saksbehandler.

Leders ansvar

Lederne skal foreta fordeling av jorunalposter fortløpende.

Saksbehandlers ansvar

Journalposter som besvares skal avskrives fortløpende (gjelder alle).

Første mandag i måneden skal leder gå gjennom restanseliste for sin avdeling/enhet for forrige måned.

Dokumentsenterets ansvar

Arkivet skriver ut rapport hvert kvartal til kommunaldirektør/enhetsleder som inneholder informasjon om alle enhetene innenfor deres fagområdet vedrørende:

• kommunens samlede restanser
• antall restanser pr avdeling
• Hvor mange flere eller færre restanser enheten har fått i løpet av perioden.

Mulige grunn til at restansen ikke er avskrevet

Brev/notat som ikke ligger inne i ePhorte må legges inn.

Hvis brevet som besvarer restansen har statur R - reservert - vil ikke brevet avskrives. Svarbrevet må ha status F - ferdig.

Hvis det kommer feilmelding som gjør at avskriving ikke er mulig, ta kontakt med Dokumentsenteret.