Detaljerte bestemmelser for elevmapper

1. Formål og begreper 

Formål med arkivplan

Formålet med bevaring av offentlig arkivmateriale er å sørge for at arkiver som har betydelig kulturell eller forskningsmessig verdi, eller som inneholder rettslig eller viktig forvaltningsmessig dokumentasjon bevares og blir tilgjengelig for ettertiden, jf. arkivloven § 1. Hovedformålet med arkivplanen (kommunens internkontroll av arkiv) er todelt – den bidrar til økt kvalitetssikring og er viser hvordan arkivering skjer og skjedde tidligere. Arkivplanen er det viktigste styringsredskapet for arkivarbeidet, både i det daglige og i et mer langsiktig perspektiv.

I praksis gir arkivplan god oversikt over saksdokumenter som skapes og kommer inn til virksomheten. Den beskriver hva som skal hvor og setter detaljert beskrivelse for hvordan saksdokumenter skal håndteres i sak-/arkivsystemet. Dette er en forutsetning for å finne igjen dokumentasjon senere, og er et nyttig hjelpemiddel ved opplæring.  Eldre arkivplaner bevares og gir et godt bilde av hva man kan forvente å finne og hvordan. Arkivplanen kan i tillegg fortell hva som ikke skal journalføres (arkivbegrensning) og hva som på et gitt tidspunkt skal slettes (kassasjon).

Begreper

Begrepene nedenfor forklares etter beste evne slik at flest mulig skal kunne forstå hva som ligger i begrepene. Begrepene henviser til hverandre og er valgt fremstilt alfabetisk.

1. * Arkiv: I dagligtale forstås arkiv som dokumenter samlet på en systematisk måte. Juridisk er et arkiv dokumenter som mottas eller produseres som ledd i virksomheten, altså alle dokumenter som blir til eller kommer inn til kommunen på bakgrunn av kommunens arbeidsoppgaver. Det er hverken krav til lagring eller systematikk.
2. * Arkivdokument: alle dokumenter som blir til som ledd i det arbeidet organet er satt til å utføre, dvs. all informasjon som kommer inn til, blir skapt og lagret for senere bruk. Et arkivdokument er teknologi eller medieuavhengig (for eksempel papir, lyd, film, epost).
3. * Arkiveringsplikt og arkivbegrensning: I utgangspunktet skal kommunen arkivere alle dokumenter som skapes i/kommer inn til kommunen på bakgrunn av det virksomheten gjør. I praksis er bestemmelser om arkivbegrensning den viktigste: dokumenter som blir til på bakgrunn av organets fagområde men som ikke 1) fører til saksbehandling eller 2) har verdi som dokumentasjon – ikke skal arkiveres. Det er likevel ikke forbudt å arkivere eller journalføre slike dokumenter, men de skal kasseres før overføring til langtidsbevaring. Forskrift om offentlige arkiv § 14 gir de konkrete bestemmelsene.
4. * Arkivnøkkel (ordningsprinsipp): En regel for hvordan sakene inndeles og sorteres i et systematisert arkiv. Standard arkivnøkkel er for tiden K-koder, der saker inndeles etter emne. Alfabetet eller fødselsnummer er andre arkivnøkler. 
5. * Dokument: et teknologiuavhengig medium som lagrer informasjon for senere bruk – for eksempel lesing, høring, framvisning eller overføring.
6. * Elektronisk elevmappe: Sak på en elev som er opprettet i kommunens sak-/arkivsystem etter bestemte kriterier nevnt i arkivplanen. En elev skal kun ha en elektronisk elevmappe.
7. * Elevarkiv: en systematisk ordning der hver sak omhandler en og kun en elev. Elevarkiv er et eget arkiv, fysisk eller elektronisk. Elevarkivet har sin egen arkivnøkkel (ordningsprinsipp) som er fødselsdato og personnummer. Saker som opprettes i elevarkivet skal alltid ha med en konkret elev å gjøre. Saker som ikke handler om en bestemt elev skal ikke opprettes/bevares i elevarkivet.
8. * Fysisk elevmappe: Sak på en elev som er opprettet i fysiske mapper i et fysisk elevarkiv. En elev skal kun ha en fysisk saksmappe. Opprettelse av nye fysisk elevmappe avsluttes i skoleåret 2016/2017.
9. * Journalføringsplikt: Plikten til journalføring er snevrere enn plikten til arkivering. Journalføringsplikt oppstår når: 
10.           - Dokumentet regnes som saksdokument for organet etter offentligloven §§ 2-3.
11.           - Dokumentet inngår i en korrespondanse (sendes til eller fra kommunen)
12.           - Det må være en gjenstand for saksbehandling eller ha verdi som dokumentasjon.
13. Når alle disse tre kriteriene er oppfylt, er det altså plikt til å journalføre dokumentet. Utover dette journalføres dokumenter når organet finner det hensiktsmessig.
14. Når det gjelder interne dokumenter definerer arkivforskriftens § 7-28 minimumskravene. Utover dette utøves skjønn. Det er også mulig å arkivere dokumenter uten å journalføre ved å benytte Y-notater hvis det er ønskelig å bevare dokumenter som ikke er journalpliktige. Y-notater langtidsbevares ikke.
15. * Saksdokument: Et saksdokument for organet er dokumenter som kommer til organet eller som organet selv har opprettet og som gjelder ansvarsområdet eller virksomheten til organet. Dokumentet anses opprettet når det er sendt ut av organet, eller ferdigstilt hvis det ikke sendes.

2. Elevmapper i et elektronisk sak-/ arkivsystem

I 2006 gikk Ullensaker kommune til anskaffelse av et fullelektronisk sak-/arkivsystem gjennom ePhorte. Det som allerede var i arkivskapene fra før 2006 skal tas vare på, og skal avleveres til kommunens fjernarkiv i henhold til kommunens arkivplan. Det vil si at saksbehandling nå foregår i elektronisk sak-/arkivsystem der saksdokumentene journalføres. Rektor er enhetsleder og har ansvar for å fordele innkommende post til rette mottaker(e) og kontrollere at journalføringen er korrekt (f.eks. logisk tittel, korrekt avsender/mottaker, korrekt tilgangskode). Skriveregler for elevmapper finnes i arkivplanen sammen med andre skriveregler. Klikk her for lenke.

Vær oppmerksom på at den som handler i strid med arkivlovens bestemmelser, for eksempel ved å fjerne dokumenter/informasjon kan med hjemmel i arkivlovens § 22 straffes med bøter. Arkivansvaret er normalt knyttet til kommunen og ikke den enkelte tjenestemann jf. arkivforskriften § 1-1 (4).

Skolene i Ullensaker kommune har felles postboks adresse som håndteres av sentralarkivet. Journalpliktige dokumenter mottatt på Dokumentsenteret skannes til sak-/arkivsystemet. Journalpliktige dokumenter som produseres eller mottas på skolene kan skolene selv skanne og journalføre i sak-/arkivsystemet.

Sak-/arkivsystemet har en egen arkivdel (ELEV) for elevmapper. Saksbehandling som ikke omhandler enkeltelever skal ikke foregå i elevmapper, men i sak-/arkivsystemets vanlige sakarkiv (EMNE).

Enkelte skoler har siden 2006 hatt fysisk elevmappe i tillegg til elektronisk elevmappe. Fysisk elevmappe har vært ordnet alfabetisk innenfor hvert klassetrinn og oppbevart ved skolen. Fysiske papirutskrifter av dokumenter som ligger i sak-/arkivsystemet kan ved behov legges som en arbeidskopi i fysisk elevmappe. I så fall er skolen ansvarlige for å makulere alle slike arbeidskopier før den fysiske elevmappen sendes fra skolen. Fysisk elevmappe skal ikke inneholde dokumenter som ligger i elevmappen i sak-/arkivsystemet eller andre dokumenter som ikke er journalpliktige.

3. Innhold i elevmappene

Riksarkivarens forskrift § 7-28 punkt 3) e) og f) gir en kortfattet oversikt over minimumskravet av hva som må bevares i elevmappene. Pr 2018 nevnes:

e) Om alle elever bevares følgende dokumentasjon:

• Hvilke elever som har gått på hvilken skole, inkludert fravær
• Halvårsvurdering høst og vår
• Karakterutskrift for høst og vår
• Vitnemål
• Ved fritak for vurdering med karakter skal det bevares annen dokumentasjon av opplæringen.

f) Om enkeltelever bevares følgende dokumentasjon:

• Saker om rettigheter og plikter knyttet til innhold og organisering av opplæringen, jf. opplæringslova kap. 2 og opplæringsforskriften kap. 1
• Saker om spesialpedagogisk støtte og spesialundervisning, inkl. utredning, enkeltvedtak og individuell opplæringsplan med vurdering
• Saker om fysisk og psykososialt skolemiljø
• Skademelding

Elevmapper som avleveres etter endt grunnskole, skal inneholde den informasjon om eleven som er viktig for kommunen å bevare ved eventuelle forespørsler om dokumentasjon fra eleven senere, erstatningssaker, skader eller annet. Fysiske mapper ligger da i kommunens fjernarkiv, elektroniske mapper forblir elektroniske.

Gjesteelever

Gjesteelever er elever fra Ullensaker kommune som går på skole i en annen kommune, eller elever fra andre kommune som går på skole i Ullensaker. Siden det er kommunen eleven sogner til som betaler for skolegang vil gjesteelever også bl.a. ha dokumentasjon tilknyttet refusjon av utgifter. For eksempel er SB som er saksbehandler for dokumenter vedrørende refusjon og brev fra PPT da det er hjemkommunen som skal betale for dette. Mens rektor er saksbehandler for dokumenter vedrørende søknad om skolefri og halvårsvurderinger.

Det er egne skriveregler for opprettelse av elevmappe for gjesteelever i arkivplanen, disse finner du her.

Hva skal hvor

Fordi det er flere fagsystemer har vi laget en hjelpetabell nedenfor. En rekke dokumenter som angår elever listes opp og viser hvilket system disse oppbevares i. For Conexus Engage (C.E.) og Visma Flyt skole er tabellen ikke å anse som et pålegg. Hovedregelen er at sak-/arkivsystemet er elektronisk og journalføring skjer i ePhorte.

 Saksbehandling som skjer utenfor elevmappene:

4. Fraværsrapporter – Klasselister – Vitnemålsprotokoller – Karakterprotokoller

Elevers fravær og klasselister er arkivverdig og skal dokumenteres for ettertiden. Rapport over fravær på elevene og rapport over klasselister overføres fra Visma til sak-/arkivsystemet ved slutten av hvert skoleår pr klasse. Vitnemål- og karakterprotokoller bevares for skoler som har dette.

• Tittel på sak: "[Skolens navn] – Elevers fraværsrapporter - Klasselister – Karakterprotokoller - Vitnemålsprotokoller"
• Arkivdel: Emne
• Klassifikasjon: K-koder, ordningsverdi: B16
• Tilgangskode: E
• Tittel på journalpost:
  • "[Skolens navn] - Fraværsrapporter skoleelever - skoleåret 2016/2017"
  • "[Skolens navn] - Klasselister skoleelever - skoleåret 2016/2017".
  • "[Skolens navn] - Karakterprotokoller skoleelever - skoleåret 2016/2017".
  • "[Skolens navn] - Vitnemålsprotokoller skoleelever - skoleåret 2016/2017".
  • Rapportene journalføres som notat uten oppfølging (X-notat) med tilgangkode. Journalposten kan inneholde flere filer så lenge filene er navngitt logisk

Tidligere er dette blitt journalført på 3 separate saker. For å lette gjenfinning og saksbehandling er det ønskelig at dette samles på en sak pr skole i fremtiden.

Overføringer fra Visma (VOS) (Erstattet av Visma Flyt Skole i 2016, utgår derfor etter 2016)

Journalpliktige dokumenter som er/kan være lagret i Visma (VOS) er:

1. Vitnemål protokoll
2. Karakterprotokoll
3. Klasselister
4. Fraværsoversikt
5. Flyttemeldinger
6. Underveisvurderinger

Disse dokumentene må overføres til ePhorte.

Gjennomføring i ephorte:

• For a. – d. - se ovenfor for beskrivelse av hvordan dette gjøres.
• For e. – Flyttemeldinger legges på den enkeltes elevmappe fortløpende. Flyttemeldinger er innkommende eller utgående dokumenter.
• For f. - Dokumenter fra utviklingssamtaler/halvårsvurderinger legges på den enkeltes elevmappe fortløpende. Dette er x-notater.

5. Øvrige retningslinjer for elevmapper

Elektroniske elevmapper

Hver elev skal ha én og kun én elektronisk elevmappe. Den elektroniske elevmappen overføres fra rektor på barneskolen til rektor på ungdomsskolen. Ungdomsskolen fortsetter å benytte den elektroniske elevmappen. Når eleven avslutter grunnskolen eller flytter fra kommunen kan elevmappen ferdigstilles og saken avsluttes. Hvis eleven kommer tilbake skal elevmappen åpnes igjen, det skal ikke opprettes ny.

Fysiske elevmapper

Barneskoler som har fysisk elevmappe skal overføre disse til ungdomsskolen når den tid kommer, selv om ungdomsskolen ikke selv benytter fysisk elevmappe. Elevmappene fra barneskolen ryddes og ordnes (fjerning av plastomslag, binders), eventuelle arbeidsdokumenter som er printet fra sak-/arkivsystemets elevmappe må tas ut av den fysiske elevmappen og makuleres. Fysisk elevmappe oversendes ungdomsskolen i Ullensaker kommune etter 7. trinn.  Elevmappene for avgangstrinnet ved ungdomsskolen (10. trinn) oversendes Dokumentsenteret 2 år etter avgangsåret.

Fysisk elevmappe for elever som flytter ut av kommunen: Elevmappen beholdes på skolen og overføres til ungdomsskole og Dokumentsenteret sammen med trinnet de gikk på (som om de fremdeles bodde i kommunen).

Før avlevering til Dokumentsenteret skal elevmappene ryddes og fjernes for binders og plastomslag før de legges i arkivbokser som påføres jf. forskriften til arkivloven § 5-4:

• Navn på enhet (eks. Nordby ungdomsskole)
• Elevenes fødselsår (f.eks. Elevmapper født 01.01.93 – 31.12.93)
• Fortløpende nummerering av arkivboksene, f.eks. 1, 2, 3 osv

Se ellers kassasjonsbestemmelser – veileder (lagret i ePhorte på 16/5939-3)

Ved avlevering til Dokumentsenteret skal det føres liste over det materialet som avleveres. Den skal inneholde oversikt over hver eske og hva den inneholder.

6. Elevmapper ved flytting til annen kommune/privat skole 

Ved flytting til annen kommune skal ny skole få kopi av dokumenter eller opplysninger som er nødvendige for saksbehandlingen vedrørende videre skolegang. De foresatte skal bli orientert om dette og det skal innhentes skriftlig samtykke. Overføring av sensitive opplysninger forutsetter samtykke. Overføring av nødvendige opplysninger som ikke er personsensitive, som siste karakterutskrift, kontaktinformasjon, krever ikke samtykke.  Opplysninger om disiplinære forhold skal ikke sendes over til den nye skolen, med mindre det er årsak til flyttingen og det er viktig for den nye skolen å vite om. Elevmapper som inneholder svært personsensitive opplysninger sendes rekommandert. Det sendes ikke originaler, kun kopier.

7. Annet

Nasjonale prøver, kartleggingsprøver og andre testresultater

Fra og med skoleåret 2016/2017 ligger disse i Vokal. Barneskoleresultater overføres til ungdomsskolen.

Samarbeidsutvalget - SU og Skolemiljøutvalget - SMU

Referater fra SU og SMU møter skal skrives i sak-/arkivsystemet. Det opprettes en sak pr skole.

Tittel på sak: "[Skolens navn] - Samarbeidsutvalget - SU og Skolemiljøutvalget – SMU – 2016/2017"

Arkivdel: Sak (ferdig utfylt ved bruk av "ny sak")

Klassering: FA - B08 - Skolemiljø

Referatet journalføres som utgående dokument og refereres til Hovedutvalg for skole, barnehage og kultur. Møtedato skal angis i journalpostens tittel.

Klassedagbøker

Klassedagbøker benyttes ikke lenger, men gamle klassedagbøker skal bevares. 

Klassedagbøker ved barneskolene: Utskrift/rapport skal være tatt ut årlig fra Visma. Klassedagbøkene plasseres i arkivbokser, merkes med navn på skole, skoleåret og klassedagbøker og overføres til Dokumentsenterets fjernarkiv.

Klassedagbøker ved ungdomsskolene: Utskift/rapport tas ut årlig fra Visma, eller det holder med karakterprotokoll dersom fravær alle 3 år fremkommer. Klassedagbøkene plasseres i arkivbokser, merkes med navn på skole, skoleåret og klassedagbøker og overføres til Dokumentsenterets fjernarkiv.

Revidert 11.08.2020 av Julie Evensen