Lovhjemmel for arkiv og overordnet arkivansvar

Dette sier forskrift til lov om arkiv (1992)  § 1-1– Virkeområde og ansvar:

«Offentlege organ pliktar å halde arkiv i samsvar med føresegnene i forskrifta her. Som offentleg organ blir rekna statleg, fylkeskommunal eller kommunal institusjon eller eining, jf. arkivlova § 2. Den enkelte kommune og fylkeskommune skal fastsetje kva for institusjonar og einingar som eventuelt skal reknast som eigne organ etter forskrifta her.

Det overordna ansvaret for arkivarbeidet i eit offentleg organ tilligg den øvste leiinga i organet. I kommunar og fylkeskommunar er arkivansvaret ein del av det overordna administrative ansvaret som er tillagt administrasjonssjefen, jf. kommunelova § 23.

Eit offentleg organ har ansvaret for at underliggjande organ får nødvendige rettleiingar, råd og instruksar for arkivarbeidet i samsvar med føresegner gitt i eller i medhald av arkivlova. Organet har det overordna arkivansvaret for offentlege utval som organet har nedsett.

Arkivansvaret etter dei enkelte føresegnene i forskrifta her er knytte til organet, ikkje den enkelte tenestemann, med mindre anna er særskilt fastsett.»

For at effektiviteten i arkivarbeidet skal ivaretas må det være klare og entydige ansvars- og myndighetsforhold. Ansvar, funksjoner og organisasjon forandrer seg over tid. Arkivet gjenspeiler både ansvar, oppgaver og organisasjonsstruktur på det tidspunkt da materialet ble skapt. For å finne frem til relevant dokumentasjon i arkivet og for å tolke innholdet i sin rette sammenheng, skal arkivplanen inneholde oversikt over funksjoner og organisasjon på et gitt tidspunkt.

Rådmannen har i følge kommunelovens § 23, jf. forskrift om offentlig arkiv § 1-1, ansvaret for kommunens arkiv og for at organiseringen og oppfølgingen er i samsvar med lover og forskrifter om offentlig saksbehandling. Innholdet i administrasjonens arkivansvar er ellers fastsatt i gjeldende lover og forskrifter og i retningslinjer gitt med hjemmel i dette lovverket. Rådmannen har delegert det operative lederansvaret for arkivtjenesten i kommunen til en som er arkivansvarlig, jf forskrift om offentlig arkiv § 2-1. Arkivansvarlig har fullmakt til å føre tilsyn med arkivarbeidet i kommunen og er faglig overordnet arkivpersonalet. Arkivansvarlig rapporterer til kommunikasjonssjef.

Det er mange interne og eksterne forhold som har betydning for arkivfunksjonen og arkivarbeidet. Det er viktig å ha oversikt over disse forholdene. Rammebetingelser for arkivorganiseringen er blant annet: Samfunnet setter de ytre rammevilkårene som bl.a. lover og retningslinjer, økonomiske, politiske og kulturelle konjunkturer samt utstyr og teknologi. I tillegg er arkivet avhengig av en del interne forhold så som administrativt/organisatorisk miljø som bl.a. økonomi, personalressurser, organisasjonskultur og organisering. Fysisk/teknisk miljø er også interne forhold som setter visse rammebetingelser for arkivorganiseringen. Eks lokaliteter, fysisk avstand, utstyr og teknologi.

Arkivansvarlig

Arkivansvarlig er av rådmannen delegert lederfunksjonen for arkivtjenesten i kommunen. Arkivansvarlig har bl.a. følgende oppgaver:

• Lede det daglige arbeidet ved dokumentsenteret
• Føre tilsyn med at arkivarbeidet skjer i samsvar med reglene i arkivplanen
• Oppdatere arkivplanen
• Tilrettelegge for opplæring av brukerne av sak-/arkivsystemet
• Etablere gode samarbeids- og kommunikasjonsplattformer mellom arkivet og primærbrukerne
• Føre tilsyn med at postbehandling og arkivering skjer i samsvar med de reglene som er fastsatt i arkivplanen i avdelinger der arkivrutinene er desentralisert
• Sikre godkjent oppbevaring av fjernarkiv og avlevering til depot
• Ha ansvaret for vedlikeholdet av kommunens arkivnøkkel
• Være ansvarlig for at interesserte brukere får tilgang til kommunens historiske arkiv og at bruken skjer i samsvar med de reglene som er fastsatt i lov og i denne arkivplanen
• Føre kontroll med at arkivene i kommunen er forsvarlig oppbevart og sikret
• I samarbeid med registeransvarlige, tilpasse arkivrutiner for personregistre
• Sikre at arkivet er satt opp på en slik måte at det dokumenterer en saksopprinnelse (inngående og utgående skriv), saksbehandlingsprosessen (interne dokumenter, kommentarer, utredninger osv.), og resultatet av behandlingen (vedtak, avtaler, kopi av utgående skriv, oppfølging).
• Sikre at sak-/arkivsystemets oppsett og interne rutiner tilpasses og følges slik at det er god systematikk og sammenheng i arkivene. Dokumentene skal fungere som informasjonskilde og informasjonssystem for administrasjonen, rettslig og forvaltningsmessig dokumentasjon og som arkivkilder for ettertiden.
• Sikre opplæring av arkivpersonale
• Holde seg oppdatert om den faglige og teknologiske utviklingen i arkivsektoren og om endringer i lover og regelverk for offentlige arkiver
• Gi faglig veiledning til arkivpersonalet og sørge for at arkivmedarbeidere får tilbud om å utvikle sin faglige kompetanse og holde seg oppdatert om den faglige utviklingen
• Uttale seg om arkivfaglige behov til ledelsen
• Uttale seg om arkivfaglige behov og konsekvenser ved omorganiseringer i kommunen
• Sikre deltakelse i ØRU-arkivgruppe

Sentralisert saksarkiv - Dokumentsenteret

Arkivforskriften setter visse føringer for arkivorganiseringen med sine krav om

• felles (sentral) arkivtjeneste for ett organ
• sentralisert dagligarkiv (med forbehold om at det er praktisk tjenlig), jf. forskrift om offentlig arkiv § 2-4 og § 3-1.
• arkivtjenesten er administrativt underlagt den enhet som har ansvar for organets administrative fellessaker, jf forskrift om offentlig arkiv § 1-1 2.ledd.

 I Ullensaker kommune er ansvaret for arkivforvaltningen lagt til Dokumentsenteret.

Dokumentsenteret

Dokumentsenterets mål:

• Saksdokumenter skal registreres i Ullensaker kommunes elektroniske sak-/arkivsystem. Unntak er saksdokumenter som etter avtale behandles i fagsystem.
• Sak-/arkivsystemet skal være en oppdatert og tilgjengelig informasjonsbase for kommunal saksbehandling og offentlig innsyn.
• Arkivet skal på en sikker måte ta vare på rettslig og historisk dokumentasjon for nåtid og ettertid.
• Dette forutsetter at Dokumentsenteret gir brukere av sak-/arkivsystemet og arkivet tilstrekkelig kompetanse til enhver tid.
• Sak-/arkivsystemet skal ivareta taushetsplikten.
• Arbeidsrutiner, arkivsystem og informasjonsbærere skal være dokumentert.
• Bidra til å utvikle sak-arkivsystemet og arkivet slik at det tilfredsstiller fremtidige krav til funksjonalitet.

Dokumentsenteret har 3 elektroniske journaler: 1 historisk base frem til 31.10.1999, en historisk base fra 01.11.1999 til mars 2006 og en aktiv base fra mars 2006 til dd. Alle enheter er tilknyttet ePhorte. Sentralarkivet er organisert med flere arkivdeler der Ullensaker kommune er arkivskaper.

Dokumentsenterets hovedoppgaver:

• Kvalitetssikre dokumentasjonen i sak-/arkivsystemet.
• Journalføre inngående brev til kommunen og e-poster mottatt på felles postmottak.
• Føre restansekontroll for å kontrollere at disse blir besvart.
• Offentliggjøre postliste på hjemmesiden til kommunen
• Bevare dokumentasjon av arkivrutiner, arkivsystem og informasjonsbærere.
• Gi ansatte nødvendig opplæring, både nye og gamle
• Gi brukerstøtte
• Gi veiledning til innbyggere
• Vedlikeholde og oppdatere sak-/arkivsystemet
• Utøve drifts- og vedlikeholdsoppgaver i sak-/arkivsystemet
• Brukeradministrasjon i sak-/arkivsystemet
• Utvikle sak-/arkivsystemet i tråd med endrede behov og muligheter
• Bidra til at fagsystemer integreres med sak-/arkivsystemet
• Generere rapporter og statistikker etter arkivets behov
• Ta i mot avleveringer til fjernarkivet og loggføre avleveringslisten
• Koordinere plassering av dokumenter i fjernarkivet

Det er mange interne og eksterne forhold som har betydning for arkivfunksjonen og arkivarbeidet. Rammebetingelsene inkluderer bl.a. lover og retningslinjer, utstyr og teknologi, økonomiske, politiske og kulturelle konjunkturer. I tillegg er arkivet avhengig av interne forhold som økonomi, personalressurser, organisasjonskultur, organisering og fysisk og teknisk miljø.

Desentraliserte spesialarkiv

I tillegg til Dokumentsenteret som er sentralarkivet har kommunen desentraliserte spesialarkiver. Ved enheter som selv registrerer klientpost i fagsystem, skal det være én arkivansvarlig som er delegert lederfullmakter for arkivdanningen i enheten. Denne har det daglige ansvaret for at postbehandlingen og arkivlegging skjer i samsvar med reglene i arkivforskriften og kommunens arkivplan.

Lederne på de enkelte enheter har det administrative ansvaret for at organiseringen og oppfølgingen av arkivarbeidet i enheten er i samsvar med lover og forskrifter om offentlig saksbehandling og med de regler som er fastsatt i arkivplanen. Arkivansvarlig har imidlertid det overordnede ansvaret og skal sørge for opplæring og informasjon til de som har daglig ansvar for dokumentasjon.

Arkivansvaret i de administrative enhetene gjelder for aktivt arkiv og bortsettingsarkiv. Ved avlevering til fjernarkiv på sikt blir det administrative ansvaret for avleverte arkivdokumenter overført til rådmannen ved arkivansvarlig.

Saksbehandlers ansvar

Saksbehandlerne har et meget viktig medansvar for at arkivet alltid skal fungere som en oppdatert og effektiv informasjonsbase. Saksbehandlere i kommunen er derfor forpliktet til å holde seg orientert om arkivplanens innhold og følge de retningslinjer og rutiner som planen inneholder.

Saksbehandlers ansvar:

• All saksbehandling skal skje i sak-/arkivsystemet, eventuelt i virksomhetens fagsystem etter avtale. Saksbehandler har ansvaret for at all sakspost de skriver blir journalført.
• Alle journalposter i sak-/arkivsystemet skal ferdigstilles. Det er ikke tillatt å sende utgående brev før journalposten er ferdigstilt.
• Fysisk post som kommer direkte til saksbehandler og inneholder saksdokumenter skal straks leveres til Dokumentsenteret for journalføring. De enheter og avdelinger som har egen importfunksjon skal registrere dette selv.
• Hvis e-post som er sendt direkte til saksbehandler er gjenstand for saksbehandling eller har verdi som dokumentasjon skal saksbehandler selv journalføre denne i sak-/arkivsystemet.
• Kontrollere at Dokumentsenterets registrering er korrekt:
  • Hvis journalpost eller sak har påført feil saksbehandler/saksansvarlig skal saksbehandler korrigere til rett mottaker.
  • Hvis sak eller journalpost har feil informasjon (metadata) skal Dokumentsenteret varsles og få beskjed om hva som skal rettes opp.
• Saksbehandler skal avskrive alle sine restanser fortløpende i sak-/arkivsystemet.
• Saksbehandler skal ferdigstille egne saker i sak-/arkivsystemet.
• Saksbehandlerne har ansvaret for at fysisk materiale de låner fra arkivet blir returnert i samme stand som før utlånet, og plasseres på korrekt sted. Utlånt materiale er låners ansvar. Utlån bør ikke overstige 2 uker.
• Saksbehandlerne har ansvaret for at behandling i de forskjellige utvalg blir ført i sak-/arkivsystemet, at parter blir registrert og at det fremgår i saksframlegget hvilket utvalg som skal fatte det endelige vedtaket.

Se for øvrig kapittel 3 i arkivplanen for mer detaljerte regler. 

Ovenforstående er sist oppdatert: 23.09.2016 av Julie Nordlien

Ansvar for personopplysninger

Det vises til personopplysningsloven.

Behandlingsansvarlig er den som bestemmer formålet med behandlingen av personopplysninger og hvilke hjelpemidler som skal brukes (jf. personopplysningslovens § 2). I Personopplysningsloven er det fastsatt konsesjonsplikt for personregister som inneholder sensitiv informasjon (jf. § 33). I tillegg medfører en del behandlinger meldeplikt til Datatilsynet. Kommunen er som registereier ansvarlig for å søke om konsesjoner og meldinger for slike registre/behandlinger.

Faglig leder for tjenesteområdet som fører personregister, er registeransvarlig/ behandlingsansvarlig og har ansvaret for at de reglene som er fastsatt i personopplysningsloven, forskriftene, i konsesjonene og de innmeldte behandlingene blir fulgt. Behandlingsansvarlig for edb-baserte register som er opprettet etter særlov og derfor fritatt for konsesjonsplikt, skal sørge for nødvendig sikring av konfidensialitet, kvalitet og tilgjengelighet for personopplysninger i registeret. Behandlingsansvarlig skal godkjenne alle brukere av registeret, inkludert drifts- og vedlikeholdspersonale.

Når bestemmelsene i personopplysningsloven, forskriftene, konsesjonene og de innmeldte behandlingene har arkivmessige konsekvenser, skal behandlingsansvarlig samarbeide med arkivansvarlig for å tilpasse arkivrutiner for de enkelte registrene/ behandlinger. Føring av personregister skal skje i samsvar med de retningslinjene og rutinene som er fastsatt i denne arkivplanen. På det arkivfaglige området er registeransvarlig/behandlingsansvarlig underordnet arkivansvarlig.